La emisión de facturas, todo lo que debes saber

ACTUALIZADO A 27/02/2017

En esta entrada vamos a detallar todas las cuestiones referentes a la facturación de la manera más clara y simple posible. Al final de la entrada dejaré unos cuantos enlaces con algunos modelos de facturas para su descarga.

La factura es el documento mercantil que refleja toda la información de una operación de compraventa. Este documento tiene especial relevancia a efectos fiscales porque, a través de la facturación, se devengarán los impuestos que conlleven la venta que se documenta.

Todas las cuestiones relativas a la facturación se encuentran recogidas en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.

¿Qué información debe figurar en las facturas?

Las facturas deben recoger cómo mínimo los siguientes datos:

• Datos identificativos del vendedor: Nombre o razón social, dirección, código postal, localidad y NIF. En el caso de sociedades también es conveniente que figuren los datos de inscripción en el registro mercantil (tomo, folio, libro…)
• Datos identificativos del cliente: Si no se trata de una factura simplificada (figura que veremos más adelante) la factura debe incluir todos los datos del cliente, es decir, nombre o razón social, dirección, código postal, localidad y NIF.
• Fecha de emisión: La factura debe emitirse en una fecha determinada y esta debe figurar especificada claramente.
• Número de factura: Todas las facturas emitidas deben ser numeradas de manera correlativa. Lo habitual es utilizar una numeración para cada ejercicio fiscal comenzando en el número uno cada año. Por ejemplo, la primera factura del año 2015 podría sería la número 1/2015. Esta numeración debe ser coherente con la fecha de emisión de la factura. Así, si la factura número 216/2015 tiene fecha 01/06/2015 la factura 217/2015 no podrá ser, en ningún caso, de fecha anterior a 01/06/2015.
• Serie de facturación: No es obligatorio utilizar más de una serie de facturación, pero en determinados casos puede ser necesario o conveniente. Una serie de facturación es una relación de facturas ordenadas y numeradas correlativamente que corresponden a un determinado tipo de operaciones que por su naturaleza son diferentes, o quieren diferenciarse del resto de facturación de la empresa. Por ejemplo, si tu empresa se dedica a la prestación de servicios de transporte puede utilizarse una serie de facturación independiente para los de tipo internacional, o para las ventas de inmovilizado. Un caso particular, en el que siempre es necesario utilizar una serie de facturación diferente, es el caso de las facturas rectificativas que veremos más adelante.
• Detalle de los conceptos facturados: Debe figurar, de la manera más clara posible cuáles son los conceptos por los que se emite la factura. Descripción del producto o servicio, talla, color, cantidad, etc… Es especialmente importante que la descripción permita determinar el tipo de IVA aplicable en la operación para evitar posibles problemas con Hacienda.
• La base imponible: Corresponde con el valor total de los bienes o servicios facturados y es la base que se utilizará para determinar los impuestos que implica la venta.
• Tipo de IVA y cuota de IVA: Se debe especificar el porcentaje de IVA que resulte de aplicación según la operación a que corresponda la venta facturada. En base a ese porcentaje, y aplicando el mismo sobre la base imponible, se calculará la cuota devengada de IVA.
• Retención de IRPF: En determinados tipos de operaciones, los servicios facturados están sujetos a una retención de IRPF. En este caso, se deberá señalar el tipo de la retención y la cuota resultante de la aplicación de dicho tipo sobre la base imponible. Para conocer más sobre las retenciones de IRPF puedes visitar la siguiente entrada
  Las retenciones de IRPF, guía rápida y práctica.
• Importe total de la factura: El total factura será el resultado de sumar la base imponible más la cuota de IVA y restar la retención de IRPF, en caso de que sea de aplicación.

¿Cada cuánto tiempo se deben emitir las facturas?

En general, las facturas deben emitirse en el momento en el que se produce la entrega de bienes o la prestación de servicios. No obstante, existe la posibilidad de acumular sucesivas entregas o prestaciones de servicios y facturarlas de manera agrupada en una única factura. En este caso, el período durante el cual se pueden agrupar estas ventas no puede ser superior a un mes.

Por ejemplo, si tu empresa se dedica a la venta de productos para hostelería es probable que a cada restaurante se le sirvan todas las semanas productos. Pues bien, en este caso no sería necesario emitir una factura por cada venta. En cada entrega sería suficiente con que el cliente firme un albarán de entrega y a final de mes se pueden agrupar todos esos albaranes en una única factura.

¿Qué plazo tengo para emitir y remitir las facturas?

El plazo para emitir una factura finaliza el día 15 del mes posterior a aquel en el que se hayan devengado el IVA (en general el momento de la entrega de las mercancías o la prestación de los servicios facturados). Además, desde la entrada en vigor del RD 596/2016 este será el mismo plazo del que se dispondrá para remitir al cliente la factura.

En la siguiente entrada se analizan en más detalle los plazos de remisión y las novedades a partir del 1 de enero de 2017.

Plazos para emitir y enviar las facturas. Novedades en 2017.

¿Qué tipos de factura existen?

Básicamente podemos diferenciar los siguientes tipos de facturas:

• Factura ordinaria: Cómo su propio nombre indica, es la factura «normal». La que se emite por prestación de servicios y entrega de bienes.
• Factura rectificativa: Es la que se emite como consecuencia de una modificación sobre una factura emitida anteriormente, generalmente debido a un error en la emisión, una alteración en los precios, o a una devolución por parte del cliente. Las facturas rectificativas emitidas deben cumplir, además de las menciones obligatorias que se exigen con carácter general para todas las facturas, los siguientes requisitos:
  • La mención específica de que se trata de una factura rectificativa, indicando los datos de la factura o facturas que se rectifican.  No basta con utilizar la expresión abono, sino que debe incluirse el concepto “factura rectificativa”.
  • Debe constar el motivo de la rectificación.
  • Debe ser emitida con una serie especial que la diferencie del resto de facturas emitidas.
• Factura simplificada: Con la aprobación del nuevo reglamento de facturación, en el año 2013, las facturas simplificadas sustituyeron a los tiques. Los requisitos que deben cumplir estas facturas son iguales a los de las facturas ordinarias, sin embargo, a diferencia de estas últimas, en las facturas simplificadas no es necesario especificar los datos del cliente que la recibe, a no ser que el propio cliente así lo demande para poder ejercer su derecho de deducción de IVA. Para poder emitir factura simplificada debemos encontrarnos en alguno de los siguientes supuestos:
  • Todas las empresas podrán emitir facturas simplificadas en las ventas que no superen los 400 euros (IVA incluido) o cuando se emitan facturas rectificativas (cualquiera que sea su importe).
  • También se puede emitir factura simplificada en operaciones en las que el Reglamento de facturación anterior, aprobado por el RD 1496/2003, permitía la expedición de tiques (operaciones que no excedan de 3.000 euros, IVA incluido). Entre otros, ventas a por menor, ventas a domicilio, transporte de viajeros, servicios de hostelería, peluquerías, etc…
• Factura proforma: Este tipo de facturas no responden a una prestación real y efectiva de servicios o a una entrega real de mercancías. Se trata de un «documento borrador» que se utiliza para informar al cliente de los datos que incluirá la factura ordinaria cuando se materialice la venta. Este tipo de facturas sólo se utilizan en determinadas situaciones como puede ser la petición de un préstamo para la compra de un inmovilizado. En este caso, el cliente solicita una proforma al proveedor para presentar el documento en la entidad financiera, con carácter previo a la compra en firme, de cara a la solicitud de una financiación respecto al bien a comprar. También se utilizan para declarar el valor de determinados bienes en la as aduanas.

¿Cómo deben enviarse las facturas?

El sistema de envío de facturas debe garantizar la autenticidad del origen y contenido de la factura. Tradicionalmente las facturas se envían por correo postal o se entregan personalmente al cliente, de esta manera el documento físico en soporte papel con membrete de la empresa y formato identificable se consideraba garantía de autenticidad.

En recientes consultas a la Dirección General de Tributos (DGT V0553-15, V0340-15 y V2426-14) Hacienda ha confirmado también la validez de el envío en PDF y por correo electrónico de las facturas, sin necesidad de que estén firmadas digitalmente. Esto puede suponer un importante ahorro de costes para muchas empresas y es una alternativa a tener en cuenta.

Algunos modelos de factura

En esta entrada podéis descargar las plantillas de algunos de los modelos de factura más utilizados.