Para poder considerar el IVA soportado en la adquisición de bienes y servicios como IVA deducible deben cumplirse una serie de requisitos subjetivos, objetivos, funcionales, formales y temporales.
En este sentido, solamente los empresarios y profesionales podrán deducir las cuotas soportadas de IVA, cuando las adquisiciones lo sean para emplear en la actividad económica que de derecho a deducción. Por tanto, si se desarrollan actividades que estén exentas de IVA, las cuotas soportadas no serán en ningún caso deducibles, y si se desarrollan varios tipos de actividades (unas exentas y otras no) habrá que deducir el IVA soportado de manera proporcional a lo que cada una de las actividades represente (prorrata).
Los requisitos y condiciones que, con carácter general, deben cumplir los gastos y las respectivas cuotas de IVA soportado para tener la consideración fiscal de deducibles son los siguientes:
Que estén vinculados a la actividad económica desarrollada. Es decir, que sean propios de la actividad y que se consideren necesarios para la obtención de ingresos. En este sentido la carga de la prueba siempre recae sobre el contribuyente, por lo que el uso de partes de gastos o de trabajo, lo más detallados posible, puede ser útil cuando se trate de gastos desplazamiento.
Que se encuentren convenientemente justificados. La Administración entiende que esto solamente se garantiza si se dispone de una factura debidamente desglosada. La información que obligatoriamente debe recoger una factura son los siguientes:
- Debe figurar la palabra «FACTURA». No sirve ningún tipo de ticket, albarán, recibo u otros similares.
- Datos identificativos del vendedor: Nombre o razón social, dirección, código postal, localidad y NIF. En el caso de sociedades también es conveniente que figuren los datos de inscripción en el registro mercantil (tomo, folio, libro…)
- Datos identificativos del cliente: La factura debe incluir todos los datos del cliente, es decir, nombre o razón social, dirección, código postal, localidad y NIF. Esta información es opcional en el caso de facturas simplificadas, pero para que la cuota soportada mediante factura simplificada pueda ser deducible será obligatorio que aparezcan estos datos.
- Fecha de emisión: La factura debe emitirse en una fecha determinada y esta debe figurar especificada claramente.
- Número de factura: Todas las facturas emitidas deben ser numeradas de manera correlativa.
- Detalle de los conceptos facturados: Debe figurar, de la manera más clara posible cuáles son los conceptos por los que se emite la factura
- La base imponible: Corresponde con el valor total de los bienes o servicios facturados y es la base que se utilizará para determinar los impuestos que implica la venta.
- Tipo de IVA y cuota de IVA: Se debe especificar el porcentaje de IVA que resulte de aplicación según la operación a que corresponda la venta facturada. En base a ese porcentaje, y aplicando el mismo sobre la base imponible, se calculará la cuota devengada de IVA. Ambas cosas, cuota y tipo, deben figurar por separado.
- Importe total de la factura: El total factura será el resultado de sumar la base imponible más la cuota de IVA
El desglose es muy estricto y la falta de cualquiera de los datos necesarios hace que la cuota de IVA no sea deducible.
Que se hallen registrados en la contabilidad que con carácter obligatorio deben llevar los contribuyentes que desarrollen actividades económicas.
Además de esto, nunca se considerarán deducibles las cuotas de IVA soportadas en los siguientes tipos de servicios:
- Compra de alimentos, bebidas y tabaco.
- Los espectáculos y servicios de carácter recreativo.
- Los bienes o servicios destinados a la atención a clientes.
- Las joyas, alhajas, piedras preciosas, perlas naturales o cultivadas, y objetos elaborados total o parcialmente con oro o platino.
