Si su empresa abona dietas a aquellos trabajadores que se desplazan por motivos laborales, dicha cuantía está exenta de cotizar a la Seguridad Social y también estará exenta de tributación en IRPF para su empleado, siempre que se cumplan determinados requisitos.
Tipos de gastos exentos.
Los gastos que se pueden incluir dentro de la dieta del empleado son los siguientes:
- Gastos de manutención.
- Gastos de estancia.
- Gastos de locomoción.
Límites máximos, exentos de cotización y tributación.
La Ley permite que se abonen, como máximo, las siguientes cantidades exentas de cotización y tributación en relación a los siguientes tipos de gastos:
- Gastos de manutención, con los siguientes límites:
| Gastos de manutención | En España | En el extranjero |
| Con pernocta (dieta completa) | 53,34 € | 91,35 € |
| Sin pernocta (media dieta) | 26,67 € | 48,08 € |
- Gastos de estancia: los que se justifiquen. Aquí podrán utilizarse tickets, facturas u otros comprobantes que acrediten el gasto de estancia (hotel, hostal, pensión, etc…).
- Gastos de locomoción en caso de que el empleado utilice su vehículo propio se permite una retribución máxima de 0,26 € / Km. Si se utilizasen medios de transporte público para desplazarse, estará exento todo el gasto que se justifique (billetes de tren, avión, taxis, etc…).
Estos tres tipos de gastos se incluirán en la nómina mensual del trabajador (siempre que no se haya solicitado factura a nombre de la empresa como se verá más adelante) y se declararán por parte de la empresa como dietas exentas de tributación en IRPF en el correspondiente modelo fiscal.
Acreditación de la exención
En todo caso, para poder beneficiarse de estas exenciones, es necesario que se cumplan adicionalmente los siguientes requisitos:
- Que se acredite la realidad del desplazamiento del trabajador y que esta pueda justificarse debidamente. Dicho desplazamiento no debe exceder de 9 meses y las cuantías abonadas no deben sobrepasar los límites expuestos en el apartado anterior.
- Los gastos deben haberse generado en municipio distinto del lugar de trabajo habitual del empleado y distinto del de su residencia habitual.
Para poder acreditar la realidad del desplazamiento, podrá utilizarse cualquier medio de prueba admitido en derecho. En la práctica lo que se debe hacer es lo siguiente:
- Haga que sus trabajadores rellenen de forma periódica (semanalmente, por ejemplo), un parte de desplazamiento en el que informen de las salidas. Vea un ejemplo de parte de desplazamiento en el enlace que se facilita al final del documento.
- Guarde y anexe a ese parte de desplazamiento todas las evidencias del mismo: albaranes firmados por el cliente, tickets de parking o de restaurante (aunque no es necesario justificar el gasto, servirán de prueba de que ese día se estuvo en ese municipio).
Los justificantes del desplazamiento, si pueden ser facturas, mucho mejor
Al realizar el desplazamiento e incurrir en los gastos, el empleado puede solicitar factura de esos gastos a nombre de la empresa. En este caso, será posible para la empresa deducir el IVA de los servicios recibidos y supondrá un ahorro adicional.
En ese caso la empresa deberá resarcir de los gastos en los que ha incurrido el empleado, mediante un pago como suplido que NO formará parte del pago por dietas de la nómina.
En este tipo de gastos, en los que el empleado pide factura a nombre de la empresa, la empresa deberá transferir estas cantidades a la cuenta del empleado detallando en el concepto de la transferencia “suplido por pagos realizados por cuenta de la empresa”.
En caso de que la transferencia realizada incluya diferentes facturas, recuerde guardar y contabilizar un detalle que cuadre los pagos realizados con las facturas que están siendo pagadas.
Anexo:
Modelo de parte de desplazamiento
Nota: En este modelo de parte de desplazamiento se han incluido en rojo los importes máximos exentos de cotización y tributación, si bien, su empresa podrá modificar dichas cantidades teniendo en cuenta que si se superan deberá cotizar y tributar por ellas.
