Uno de los temas que más dudas genera en el día a día de las Sociedades Limitadas (S.L.) es cómo tratar los gastos en los que incurren los socios profesionales o administradores cuando viajan por motivos de trabajo. Hablamos de aquellos socios que tienen una relación mercantil con la empresa, no un contrato laboral ordinario.
A diferencia de los trabajadores por cuenta ajena, la relación de un socio profesional (que factura a la S.L.) o de un administrador con su propia empresa tiene un tratamiento fiscal muy específico y especialmente vigilado por Hacienda.
El punto de partida fundamental es que, al no existir una relación laboral por cuenta ajena, la Agencia Tributaria y las reiteradas resoluciones del Tribunal Económico-Administrativo Central (TEAC) establecen que el régimen general de dietas exentas de IRPF NO es aplicable a estos socios.
¿Cómo se gestionan y deducen entonces los gastos de desplazamiento, estancia y manutención? Existen principalmente dos vías:
1. El socio factura los gastos a la sociedad
Si el socio profesional viaja para prestar un servicio a la S.L. o a un cliente de la S.L., lo correcto es que el socio incluya esos gastos (viaje, hotel, dietas) en la factura que emite a su propia sociedad por sus servicios profesionales. Evidentemente, esta factura estará sujeta a IVA y a la correspondiente retención de IRPF.
- Para la S.L.: La factura completa del socio será un gasto deducible en el Impuesto sobre Sociedades y la empresa podrá deducir el IVA soportado en dicha factura.
- Para el Socio: Deberá declarar ese ingreso íntegro en su IRPF (como rendimiento de actividades económicas). A su vez, podrá deducirse esos gastos originales (billetes, hoteles, comidas) en su propia declaración de la Renta, aplicando las reglas y límites de deducción propios de los autónomos (pago electrónico, límites de manutención, etc., que ya explicamos en nuestro post sobre gastos del autónomo).
2. La Sociedad paga directamente el gasto (Factura a nombre de la S.L.)
A menudo, para simplificar, es la propia S.L. la que compra el vuelo o reserva el hotel directamente para el socio profesional o administrador.
- Para la S.L.: Si la factura está expedida a nombre de la S.L. y se demuestra de forma fehaciente que el viaje es estrictamente para generar ingresos para la empresa (por ejemplo, visitar a un cliente clave o acudir a una feria del sector), el gasto es totalmente deducible en el Impuesto sobre Sociedades (y el IVA también, cumpliendo los requisitos formales).
- El Riesgo Fiscal (Retribución en especie): Si la empresa le paga una cantidad en concepto de «dieta» en efectivo a un socio administrador/profesional sin que este la justifique con una factura a nombre de la empresa, Hacienda lo considerará automáticamente una retribución en especie o mayor retribución de su cargo. Esto significa que la S.L. deberá practicar la retención correspondiente, y el socio deberá tributar por ese dinero en su IRPF.
El IVA de estos gastos
Para que la S.L. pueda deducir el IVA de los hoteles, restaurantes, parkings o transportes, la factura debe estar expedida siempre a nombre de la sociedad (incluyendo su CIF y razón social), nunca a nombre del socio a título particular.
Es importante recordar que los simples tickets o facturas simplificadas no son válidos para poder deducirse la cuota de IVA.
Conclusión y consejo de Prolabora
Hacienda suele poner la lupa en los gastos de los socios porque existe la tentación histórica de imputar a la empresa gastos de carácter personal o de ocio. Al no aplicarles la exención de dietas de los trabajadores, el control debe ser aún mayor.
Nuestro consejo fundamental para evitar sustos es el orden y la justificación exhaustiva:
- Facturas, no tickets: Exige siempre facturas completas a nombre de la sociedad.
- Prueba del motivo del viaje: Guarda celosamente correos electrónicos, convocatorias de reuniones, agendas, actas o presupuestos firmados que demuestren que el viaje de ese día y a esa ciudad estaba motivado 100% por la actividad económica de la S.L.
- Huye de los «gastos genéricos»: Abonar un importe fijo mensual al socio administrador en concepto de «dietas por desplazamiento» sin justificar pormenorizadamente cada viaje es un riesgo altísimo de regularización frente a una inspección.
¿Tienes dudas sobre cómo estructurar la retribución y los gastos de los socios administradores o profesionales en tu empresa?
En Prolabora Asesores somos expertos en fiscalidad societaria. Contáctanos y analizaremos tu caso particular de forma segura.
