En los próximos meses está prevista la entrada en vigor del RD 1007/2023, de 5 de diciembre, también conocido como Reglamento VERI*FACTU.
La normativa que exige –tanto a los productores de software como a los usuarios – que los sistemas informáticos de facturación (SIF) garanticen, entre otros aspectos, la trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.
A continuación, se tratará de aclarar la forma en la que puede afectar a su empresa este cambio normativo.
¿Qué es un SIF?
Para saber si su empresa debe actualizar su sistema informático de facturación (SIF) de acuerdo con los requisitos exigibles a partir de 2026, primero debe conocer en qué consiste un SIF. Un SIF es un conjunto de hardware y software utilizado para expedir facturas y que cumple los siguientes requisitos:
- Entrada de datos. Admite la entrada de información de facturación por cualquier método.
- Conservación. Permite conservar dicha información de facturación, bien mediante su almacenamiento en el propio SIF, bien extrayéndolo en un soporte físico o a través de la remisión telemática a otro sistema informático (sea o no de facturación).
- Procesamiento. Y, por último, permite procesar la información de facturación para producir otros resultados derivados, ya sea en el propio SIF o en otro sistema informático.
Sólo debe adaptarse a las nuevas reglas si a la hora de expedir sus facturas utiliza un sistema que cumpla las características para considerarse un SIF. En caso contrario, no se verá afectado por las nuevas obligaciones, aplicables a partir del año próximo.
Tenga en cuenta que, por ejemplo, una caja registradora, SÍ se considera SIF, en tanto es considerado un hardware con un software utilizado para emitir facturas simplificadas (tickets) y, por tanto, estará obligado a adaptarse a Verifactu.
En los siguientes se considera que NO se dispone de un SIF y, por tanto, no se queda obligado a la aplicación de la nueva normativa:
- Facturación manual. En primer lugar, no se considera que existe SIF si un empresario individual o una empresa emite sus facturas exclusivamente de forma manual.
- Hojas de cálculo (Excel, Numbers, etc.), procesadores de texto (Word, Apple Pages, etc.). El reglamento no le afectará si los procesadores de texto o las hojas de cálculo se utilizan exclusivamente para: Introducir los datos de las facturas; Expedir e imprimir las facturas; Conservar la información de facturación.
Por el contrario, sí estará sujeto al reglamento y se considerará un sistema informático de facturación si, además de las funciones anteriores, se utiliza para procesar la información de facturación contenida en el programa para generar directamente los libros registros de IVA, los libros registro de IRPF, la contabilidad, o cualquier otro resultado que se utilice para el cumplimiento voluntario de obligaciones tributaria. Sería el caso de utilizar una Macro para generar el libro de facturas expedidas.
En cualquier caso, si desea evitar riesgos y comenzar a emitir sus facturas a través de un SIF autorizado, Hacienda tiene previsto ofrecer en su página web un SIF gratuito que permitirá generar facturas cumpliendo con los nuevos requisitos. Eso sí, tenga en cuenta que este SIF será del tipo Verifactu (o verificable), lo que significa que, al ingresar los datos, los registros de las facturas se enviarán automáticamente a Hacienda.
Entrada en vigor.
Está prevista la entrada en vigor de la nueva norma en los siguientes plazos:
- Para los contribuyentes del Impuesto de Sociedades, las nuevas obligaciones relativas a los SIF serán aplicables a partir del 1 de enero de 2026.
- Para el resto de obligados –como autónomos que tributan por IRPF–, serán aplicables a partir del 1 de julio de 2026.
Obligados a la adopción del nuevo reglamento.
En general todos los empresarios que utilicen un Sistema Informático de Facturación (SIF) estarán obligados a adaptarse a la nueva normativa, sin embargo, existen ciertas excepciones.
No obligados. Se han establecido algunas excepciones a la obligación de adaptarse a los nuevos SIF. Por ejemplo, no están obligados a ello:
- Los contribuyentes que ya lleven sus libros registro de facturas a través del sistema de Suministro Inmediato de Información (SII).
- Los que estén en los regímenes de agricultura, ganadería y pesca, recargo de equivalencia y simplificado de IVA, cuando no deban expedir factura.
Verifactu o no Verifactu
Una vez determinada la obligación del adaptarse a la nueva normativa, existen para el contribuyente 2 posibilidades para adaptar su SIF a la misma:
- Sistemas no verificables. Una opción son los SIF que no remitan los registros de facturación a Hacienda. Dichos sistemas –considerados no verificables– deben cumplir numerosos requisitos técnicos, y la información contenida en ellos debe estar disponible para ser remitida a Hacienda tan pronto como ésta la solicite.
- Sistemas Verifactu. Otra alternativa son los sistemas Verifactu, con menos requisitos técnicos, pero que remiten los registros a Hacienda de forma automática al introducir los datos.
Facturas con código QR
En todo caso, una vez que entre en vigor el cambio normativo, todas las empresas que emitan sus facturas a través de un SIF deberán incluir en ellas un código QR.
El código QR será una representación gráfica, de un tamaño de entre 30×30 y 40×40 mm, que deberá aparecer al principio de la factura. El destinatario de la factura podrá escanear dicho código a través de su teléfono móvil u otro dispositivo electrónico y acceder a la sede electrónica de la AEAT para recibir una respuesta de ésta. En concreto:
- Verifactu. Si la factura ha sido generada a través de un SIF verificable (o Verifactu), Hacienda procederá a cotejar la información recibida con los registros de facturación remitidos por el expedidor y, a continuación, indicará al destinatario si dicha factura “ha sido encontrada” (lo cual significa que ha sido correctamente declarada a Hacienda) o “no ha sido encontrada” (en cuyo caso puede existir alguna irregularidad).
- No Verifactu. Si la factura ha sido generada a través de un SIF no verificable, Hacienda no podrá realizar un cotejo con los registros de facturación porque éstos no habrán sido enviados. En este caso, el mensaje de respuesta será “Factura no verificable”
Si su empresa utiliza un SIF, revise con su proveedor de software la necesidad de adaptarlo a la nueva normativa, antes de final de año (de julio de 2026 si es empresario individual).
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