Deducibilidad de los gastos por desplazamientos, comidas, alojamiento, etc…

Un problema frecuenta al que se enfrentan los autónomos es el de tener que realizar desplazamientos fuera de su lugar de residencia habitual para desempeñar su labor empresarial o profesional. En estos casos, se incurre de manera inevitable en gastos de desplazamiento, manutención, e incluso gastos de alojamiento, si el desplazamiento dura varios días.

Frecuentemente este tipo de gastos se denominan de manera coloquialmente como “dietas”, aunque siendo rigurosos esta denominación no sería la más precisa ya que el término dietas es más correcto utilizarlo para los gastos en los que incurre un empleado, con motivo de sus desplazamientos fuera de su lugar de trabajo, y no para los gastos en los que incurre el propio autónomo titular de la actividad.

Regla general.

Como regla general debemos considerar que todo este tipo de gastos deben ser gastos relacionados directamente con el desarrollo de la actividad, y debe ser “necesario para la obtención de ingresos” de la misma.

Además debe estar justificado mediante el documento legalmente establecido (factura o documento sustitutivo de la misma). Por tanto quedan excluidos los tickets, recibos, albaranes o similares que no sean estrictamente facturas. Los requisitos que debe cumplir una factura para poder considerarse como completa y deducible pueden consultarse en el artículo previo: ¿Cuándo es deducible el IVA soportado?

Además, los desplazamientos que originen todos los gastos por “dietas” han de ser siempre fuera del municipio donde tenga la vivienda habitual o el domicilio de la actividad el empresario.

Gastos por desplazamientos

Todos los gastos por desplazamientos en transporte público (taxi, tren, autobús, avión…) son deducibles siempre que cumplan con lo expuesto en la regla general anterior, es decir, que se encuentren documentados mediante factura, y que se justifique su necesidad y su relación con la actividad.

Dentro de esta categoría podemos englobar también los gastos por desplazamiento en el vehículo propio del empresario (gasolina, peajes, parking, etc..). En este caso debemos considerar que sólo se considerarán deducibles en el caso de que el vehículo esté afecto al 100% a la actividad. No se permite, por tanto, una afectación parcial de los gastos, pero sí del 50% del IVA, tal y como se explicó en el artículo previo: El vehículo de empresa y sus gastos ¿son deducibles?

Gastos por comidas y alojamiento.

En lo que respecta a este tipo de gastos, en general, el criterio para poder deducirlos es el mismo que para los gastos de desplazamiento, es decir, deben estar justificados mediante factura y deben estar relacionados con la actividad.

A este respecto puede observarse la consulta V0108-13  donde además de estos requisitos también considera que se deberán eliminar aquellos que se consideren excesivos o desmesurados y deben poder ser individualizados en el sentido de que cada gastos pueda ser aplicado a una situación en concreto y no utilizarlos de forma genérica e indeterminada. En este sentido, será de especial utilidad para la prueba la utilización de partes de gastodetallando cada uno de los gastos en los que se incurre, el motivo de los mismos y adjuntando los justificantes de cada uno de ellos.

Además, con motivo de la entrada en vigor de la Ley 6/2017 de reformas urgentes del trabajo autónomo, a partir del 1 de enero de 2018, se establecieron condiciones adicionales para la deducibilidad de los gastos de manutención por parte del trabajador autónomo:

  • Los gastos deben producirse en establecimientos de hostelería.
  • Debe abonarse utilizando medios electrónicos de pago.
  • No deben superar los importes establecidos reglamentariamente para las dietas y asignaciones para gastos normales de manutención de los trabajadores. Para el año 2017 estos límites son 26,67 € / día, si el gasto se produce en España y 48,08 € / día en el extranjero.

Dentro de los gastos por comidas, son especialmente polémicos los gastos por comidas de trabajo,  y se deberá tener especial cautela en cuanto a la justificación e individualización de cada uno de ellos tratando de no abusar de esta partida.

El IVA de los gastos de desplazamiento.

La normativa de IVA, a excepción de los gastos por el vehículo propio del empresario que se apuntaron anteriormente, no difiere sobre la norma de IRPF, y de hecho se remite a ella, considerando deducible el IVA de este tipo de gastos siempre que el gasto sea deducible en IRPF y la factura que lo justifica cumpla todos los requisitos.

Como conclusión, debemos decir que no conviene abusar de este tipo de gastos, y que si bien el hecho de que existan consultas vinculantes puede ser de utilidad para defender nuestros intereses en un procedimiento inspector, existe cierto criterio subjetivo y de dificultad de prueba que se pueden poner (y en la práctica se ponen) en contra del contribuyente.

Por lo tanto, prudencia, siempre justificación mediante factura y no usarlos de forma general sin individualizar su uso.