La obligación de conservar las facturas y justificantes de la actividad económica, en muchas ocasiones supone un problema de espacio importante para muchas empresas. Por ello, es frecuente que se nos preguntemos durante cuánto tiempo debemos conservar los «papeles», y a partir de qué momento los podemos reciclar, con la seguridad de que no nos van a ser requeridos por la administración, en el ámbito de alguna comprobación.
En este sentido, veremos que los plazos a los que se nos puede obligar a mantener la documentación, pueden ser mucho más amplios de lo que nos podría parecer en un principio.
En general el plazo del que dispone Hacienda para realizar comprobaciones sobre tributos es de cuatro años, contados a partir de la fecha en la que se terminó el plazo voluntario de presentación del tributo en cuestión. Así por ejemplo, el plazo de presentación del impuesto sobre la renta del año 2010, finalizó el 30 de junio de 2011, por lo que su período máximo de comprobación (si no se produce ninguno de los supuestos que veremos a continuación) terminaría el 30 de junio de 2015.
Para el caso de las sociedades, además de este plazo fiscal, la normativa contable obliga a conservar toda la documentación relativa a la actividad económica durante al menos seis años, contados desde el último asiento del ejercicio. Por lo tanto, según esta regla, a partir del 1 de enero de 2017 se podría destruir la documentación del año 2010 y de todos los anteriores.
Sin embargo, veremos como la norma fiscal plantea determinadas circunstancias que van a hacer que se pueda alargar mucho más este período:
- Interrupciones. La regla de los 4 años de prescripción, que ya hemos mencionado, puede verse interrumpida por actos relativos al tributo que se vaya a comprobar. Por ejemplo, la presentación de una declaración complementaria, la comunicación de actuaciones de comprobación por parte de la Agencia Tributaria, la existencia e una liquidación provisional, etc…. Todos estos actos harán que se interrumpa el período de prescripción y que el cómputo de los 4 años se inicie de nuevo.
- Activos: Las facturas y documentos relativos a los activos que se amorticen deberán conservarse hasta que, de acuerdo con lo anterior, hacienda ya no pueda revisar el último año en el que se haya amortizado el activo en cuestión. Además, a efectos de IVA las facturas de los activos de inmovilizado de más de 3005,06 € deberán conservarse durante un mínimo de 9 años y de 14 años en caso de ser inmuebles. Esta obligación se deriva la existencia del denominado «período de regularización» de los bienes de inversión.
- Compensación de pérdidas: Si en un ejercicio genera pérdidas o deducciones compensables en ejercicios futuros, deberá conservar toda la documentación acreditativa durante al menos diez años. Transcurrido dicho plazo, y mientras estas pérdidas o deducciones estén pendientes, sólo deberá conservar la declaración del año en el que se generaron y la contabilidad de dicho ejercicio.
Tenga en consideración todas estas particularidades antes de destruir la documentación de su actividad, y tenga también en cuenta que la existencia de un soporte digital de la documentación (conservar las facturas escaneadas) es mejor que la ausencia de la misma, pero por ahora, no hay soporte legal que permitan acreditar que dichos soportes tengan la misma validez que a los originales, por lo que no se puede garantizar que vayan a ser admitidos por la administración en determinados procesos de comprobación.
